Un bon livret d’accueil répond aux questions de vos voyageurs avant qu’ils ne vous les posent : comment entrer, comment se connecter au wifi, où jeter les déchets, à quelle heure partir, que faire en cas de problème. Sur la Côte basque, il doit aussi transmettre les réflexes de sécurité liés à l’océan. Voici le contenu indispensable, le bon format, et un modèle de plan prêt à adapter à votre logement de Biarritz, Bidart ou Saint-Jean-de-Luz.
Pourquoi le livret d’accueil compte autant
Le livret d’accueil est souvent le premier document que vos voyageurs consultent en arrivant, et le dernier avant de rendre les clés. Bien conçu, il joue trois rôles à la fois.
- Il fait gagner du temps à tout le monde. Les messages du type « quel est le code wifi ? » ou « comment marche la plaque ? » disparaissent presque entièrement.
- Il protège votre logement. Des consignes claires sur les équipements fragiles, le chauffage ou la fermeture des volets limitent les mauvaises manipulations et les petits dégâts.
- Il nourrit l’expérience. Des recommandations locales sincères donnent le sentiment d’être reçu par quelqu’un qui connaît le Pays Basque, et cela se ressent dans les avis.
Il prolonge aussi le moment de l’arrivée. Si vous travaillez sur ce point, notre article sur le check-in et la remise des clés en location saisonnière détaille les différentes options d’accueil.
Le contenu indispensable
Le mot de bienvenue et les contacts
Ouvrez par quelques lignes chaleureuses et personnelles, puis donnez tout de suite le contact à joindre pendant le séjour, ses horaires de disponibilité et le canal à privilégier : téléphone, messagerie de la plateforme, SMS. Précisez qui appeler en cas d’urgence technique la nuit : c’est la question que se posent tous les voyageurs face à une fuite ou une coupure de courant.
L’arrivée et l’accès au logement
- L’adresse exacte, avec les indications utiles : bâtiment, étage, code du portail, interphone.
- Le stationnement : place attribuée, parking public le plus proche, règles de stationnement en saison.
- Le fonctionnement de la boîte à clés ou de la serrure connectée, sans jamais imprimer le code dans un livret laissé en libre accès : envoyez-le plutôt par message avant l’arrivée.
- Les formalités éventuelles : si vos voyageurs ne sont pas de nationalité française, le loueur doit leur faire remplir une fiche individuelle de police, à conserver six mois. Le livret peut rappeler cette démarche et expliquer comment elle se déroule.
Le logement et ses équipements
C’est la partie la plus consultée. Pour chaque équipement, une explication courte, idéalement accompagnée d’une photo : nom et mot de passe du wifi, télévision et box, plaques de cuisson, four, lave-vaisselle, machine à laver, cafetière, chauffage ou climatisation, volets, alarme éventuelle. Indiquez aussi où trouver le linge de rechange, les produits d’entretien, l’aspirateur, le fer à repasser, l’étendoir et le compteur électrique.
Le règlement intérieur
Rédigez-le de façon positive et précise : nombre maximal d’occupants, animaux acceptés ou non, interdiction de fumer à l’intérieur, fêtes interdites, horaires de calme. En copropriété, ajoutez les règles propres à la résidence : ascenseur, local à vélos et à planches, piscine ou jardin commun, respect du voisinage.
Le départ
Heure de départ, état attendu du logement, gestion du linge utilisé, vaisselle, poubelles à sortir, fenêtres à fermer, chauffage à couper, clés à déposer. Une petite liste à cocher facilite le départ et évite les oublis.
Sécurité : les informations à ne jamais oublier
Les numéros d’urgence
Placez-les sur une page dédiée, facile à trouver, et répétez-les en plusieurs langues :
- 112 : numéro d’urgence européen, valable partout et compris par les voyageurs étrangers ;
- 15 : SAMU, pour une urgence médicale ;
- 17 : police ;
- 18 : pompiers ;
- 196 : secours en mer depuis le littoral ;
- 114 : pour les personnes sourdes, malentendantes ou aphasiques, par SMS ou application.
Ajoutez l’emplacement de l’extincteur s’il y en a un, du disjoncteur, de la vanne d’arrivée d’eau et de la trousse de premiers secours. Rappelons que tout logement doit être équipé d’au moins un détecteur de fumée et qu’en location saisonnière, son installation et son entretien incombent au propriétaire.
L’océan et la baignade
Sur la Côte basque, cette rubrique n’est pas facultative. Beaucoup de vos voyageurs ne connaissent pas l’Atlantique, ses vagues ni ses courants. Résumez les règles essentielles diffusées par les Sauveteurs en Mer :
- se baigner uniquement sur les plages surveillées, entre les drapeaux rouge et jaune qui délimitent la zone de baignade ;
- drapeau vert : baignade surveillée sans danger apparent ; drapeau jaune : baignade surveillée mais dangereuse ; drapeau rouge : baignade interdite ; drapeau violet : pollution ou présence d’espèces dangereuses ;
- en l’absence de drapeau, la baignade n’est pas surveillée ;
- pris dans un courant, ne pas nager contre lui mais parallèlement au rivage, rester calme et lever le bras pour demander de l’aide ;
- ne jamais se baigner seul et se fixer un repère sur la plage pour vérifier que l’on ne dérive pas.
Conseillez aussi de consulter les horaires des marées, car certaines plages se réduisent fortement à marée haute, et de se renseigner sur place auprès du poste de secours.
Le tri et la vie pratique au Pays Basque
Les voyageurs veulent bien faire, encore faut-il leur expliquer comment. Sur le territoire de la Communauté d’Agglomération Pays Basque, tous les emballages en plastique, en métal, en carton et en papier vont dans le bac ou le conteneur jaune, vidés mais pas lavés ni imbriqués. Le verre se dépose dans les conteneurs dédiés, de préférence entre 7 h et 21 h pour le voisinage. Indiquez où se trouvent les bacs ou les points d’apport les plus proches et, si votre commune organise une collecte particulière, ses jours de passage : votre mairie ou l’Agglomération vous renseigneront.
Complétez avec l’essentiel de la vie quotidienne : boulangerie, supérette et pharmacie les plus proches, marché hebdomadaire, médecin de garde, transports en commun, location de vélos. Pour ces adresses, vérifiez chaque début de saison qu’elles sont toujours d’actualité : un horaire faux ou un commerce fermé fait mauvaise impression.
Vos recommandations locales
C’est ce qui distingue un livret générique d’un vrai guide d’hôte. Partagez ce que vous aimez réellement : votre plage préférée hors saison, un restaurant de produits basques, un marché couvert, une partie de pelote, une balade sur le sentier du littoral, un village de l’intérieur pour un jour de pluie. Mieux vaut cinq adresses sincères et commentées qu’une liste de trente établissements copiée d’un site touristique. Classez-les par thème : manger, se baigner et surfer, se promener, visiter, sortir avec des enfants.
Papier ou numérique ?
Les deux formats sont complémentaires.
- Le livret papier, posé en évidence à l’entrée ou sur la table, est consulté spontanément, y compris par ceux qui n’ouvriront jamais un lien. Choisissez un classeur ou une reliure solide, des pages plastifiées et une mise en page aérée.
- Le livret numérique, envoyé avant l’arrivée sous forme de lien ou de PDF, permet de préparer le séjour, se met à jour en quelques minutes et peut intégrer des photos, des vidéos courtes et des liens vers une carte. Un QR code dans le logement renvoie vers la version en ligne.
Dans tous les cas, gardez les informations sensibles, comme les codes d’accès, hors de toute version consultable par n’importe qui.
Penser multilingue
La Côte basque accueille une clientèle internationale, et la frontière espagnole est toute proche. Un livret au minimum en français et en anglais est un standard ; une version en espagnol est un vrai plus. Faites relire les traductions par une personne qui maîtrise la langue plutôt que de vous fier à une traduction automatique brute, surtout pour les consignes de sécurité. Les pictogrammes aident aussi à franchir la barrière de la langue.
Soigner la forme
Un livret se lit en vacances, souvent debout dans l’entrée ou sur un téléphone : privilégiez des titres clairs, des phrases courtes, des listes et une page par thème. Reprenez l’esprit de votre logement dans la mise en page, avec quelques photos de qualité, sans surcharger. Enfin, relisez-le en vous mettant à la place d’un voyageur qui arrive tard, fatigué, et découvre les lieux pour la première fois : chaque question restée sans réponse est un message que vous recevrez.
Modèle de plan pour votre livret
- Bienvenue et contacts pendant le séjour
- Arrivée : accès, stationnement, clés
- Wifi et équipements, pièce par pièce
- Règlement intérieur et règles de la résidence
- Sécurité : numéros d’urgence, équipements, que faire en cas de problème
- Plage et océan : drapeaux, courants, marées
- Tri des déchets et vie pratique
- Nos recommandations au Pays Basque
- Départ : horaire et liste à cocher
- Un mot de remerciement et une invitation à laisser un avis
Le livret d’accueil chez ZULLI
Avec le Pack Signature, ZULLI Conciergerie réalise un guide d’accueil personnalisé pour votre logement, en complément d’un accueil VIP et d’un concierge dédié 7 jours sur 7. Nous détaillons notre approche dans notre article sur l’accueil des voyageurs haut de gamme. Pour comparer ce que comprend chaque offre, consultez nos formules de conciergerie.
Questions fréquentes
Le livret d’accueil est-il obligatoire en location saisonnière ?
Ce n’est pas une démarche administrative comme la déclaration en mairie, mais il reste le moyen le plus simple de transmettre les consignes d’utilisation, le règlement intérieur et les informations de sécurité à vos voyageurs.
Quelles informations de sécurité faire figurer dans le livret ?
Les numéros d’urgence 112, 15, 17, 18 et 196 pour les secours en mer, l’emplacement du disjoncteur, de la vanne d’eau et de la trousse de secours, ainsi que les règles de baignade : se baigner entre les drapeaux rouge et jaune et respecter la couleur du drapeau du jour.
Faut-il mettre le code de la boîte à clés dans le livret ?
Non. Envoyez-le par message avant l’arrivée et changez-le régulièrement. Le livret papier comme le lien numérique peuvent être consultés par d’autres personnes que vos voyageurs.
Dans quelles langues rédiger le livret ?
Le français et l’anglais au minimum. Sur la Côte basque, une version en espagnol est appréciée. Faites relire les traductions, en particulier les consignes de sécurité.
À quelle fréquence mettre à jour le livret ?
Au moins à chaque début de saison, et après tout changement d’équipement ou de code wifi. Vérifiez aussi que les commerces et adresses recommandés sont toujours ouverts.
